E-Rechnungspflicht – was gilt für mein Kleingewerbe?

„E-Rechnung“ klingt nach großer Umstellung – für die meisten Kleinunternehmer heißt es aktuell vor allem: empfangen und archivieren können. Hier die wichtigsten Fristen und Fakten.

Schritt für Schritt

1. 1

   Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen – auch Kleinunternehmer nach §19 UStG – E-Rechnungen von anderen Firmen (B2B) empfangen und archivieren können, unabhängig von der eigenen Umsatzsteuerpflicht.

2. 2

   „E-Rechnung“ heißt konkret: ein strukturiertes Format nach EU-Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung (reine XML-Datei) oder ZUGFeRD ab Version 2.2 (PDF mit eingebetteten XML-Daten) – ein normales PDF oder Word-Dokument zählt NICHT als E-Rechnung.

3. 3

   Prüfen Sie Ihre Empfangsseite: Reicht ein E-Mail-Postfach, in dem solche Dateien ankommen und 10 Jahre revisionssicher archiviert werden, oder brauchen Sie ein Rechnungsprogramm mit E-Rechnungs-Unterstützung (viele kostenlose/günstige Tools können XRechnung/ZUGFeRD inzwischen öffnen)?
4. 4

   Ihre eigene Ausstellungspflicht zeitlich einordnen: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 dann für alle übrigen Kleinunternehmer – bis dahin dürfen weiterhin normale PDF-/Papier-Rechnungen ausgestellt werden.

5. 5

   Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Kleinbetragsrechnungen unter 250 €, Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und bestimmte steuerfreie Umsätze.

6. 6

   Empfehlung: das Thema nicht auf den letzten Drücker angehen – schon jetzt ein Rechnungsprogramm wählen, das E-Rechnungen kann, erspart 2027/2028 einen Systemwechsel unter Zeitdruck.

7. 7

   Bei Sonderfällen (z. B. öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID, EU-Ausland, Dauerrechnungen) lohnt sich ein kurzer Check beim Steuerberater.